CoP-PM: Planungstools im Vergleich (Community of Practice - Projektmanagement)

Programm

• Impulsvortrag
• Diskussion

Referent*innen

Vanessa Forst

Senior Consultant, 4C GROUP AG

Vanessa Forst ist Spezialistin im HR Management und leitet große Change-Projekte in Unternehmen. Sie hat zunächst an der  Johannes-Gutenberg Universtät in Mainz und dannach an der Internationalen Hochschule studiert. Bevor Sie bei der 4C GROUP AG den Bereich HR Management mitgestaltet hat, war Sie für ein Großunternehmen der chemischen Industrie tätig.

Bericht

1. Relevanz guter Planungstools
Zu Beginn wurden klassische Probleme in der Projektplanung thematisiert – etwa fehlender Überblick über Zeit- und Ressourcenplanung, unklare Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten, verpasste Deadlines sowie mangelnde Transparenz im Aufgabenstatus. Planungstools können hier Abhilfe schaffen und helfen, Übersicht und Steuerbarkeit in Projekte zu bringen.

2. Definition
Digitale Planungstools wurden definiert als Softwarelösungen zur Unterstützung und Optimierung von Planungsprozessen. Im Speziellen helfen Projektplanungstools dabei, Aufgaben, Ressourcen und Zeitpläne zu strukturieren, zu organisieren und zu überwachen. Sie stellen Terminlogiken, Strukturen und Ansichten zur Verfügung, die Planungsmethoden digital abbilden.

3. Einsatzszenarien und Diskussion
Anhand typischer Use Cases wurde aufgezeigt, dass je nach Anwendungsfall unterschiedliche Tools geeignet sind – etwa für persönliche Tagesplanung, Teamarbeit oder komplexe Projektsteuerung. Die Teilnehmer diskutierten hier intensiv, wofür und warum bestimmte Tools eingesetzt werden.
Besonders hervorgehoben wurde das Kriterium der Benutzbarkeit. Ein Planungstool entfaltet nur dann seinen Nutzen, wenn es auch tatsächlich von allen Beteiligten verwendet werden kann. Schwierigkeiten wie eine komplexe Bedienoberfläche oder fehlende Lizenzen führen in der Praxis oft dazu, dass zentrale Informationen nicht eingesehen oder gepflegt werden können. Die Teilnehmer berichteten von konkreten Herausforderungen aus ihren laufenden Projekten. Besonders häufig wurden Schwierigkeiten bei der Ressourcenplanung von Teilzeitmitarbeitenden genannt – etwa die präzise Abbildung von Verfügbarkeiten bei 60%-Stellen oder wechselnden Arbeitszeiten. Viele Tools erlauben nur grobe Kapazitätszuweisungen, was die realistische Planung erschwert oder auf der anderen Seite einen hohen Administrations- und Pflegeaufwand erzeugt.

Auch die Parallelisierung von Aufgaben stellte sich in mehreren Beispielen als problematisch dar – z. B. wenn ein Teammitglied gleichzeitig in mehreren Projekten aktiv ist oder operative Tätigkeiten parallel zu Projektaufgaben erledigen muss. Hier stößt die klassische Aufgabenplanung in Gantt-Diagrammen oder Kanban-Boards schnell an Grenzen.

Weitere genannte Beispiele waren etwa:

• Schwierigkeiten beim Nachverfolgen von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben über Projektgrenzen hinweg
• Mangelnde Unterstützung für rollierende Planung, z. B. bei sich ständig ändernden Prioritäten im agilen Umfeld
• Eingeschränkte Visualisierung von Ressourcenüberlastungen auf Wochen- oder Tagesebene

Diese Beispiele verdeutlichen, dass viele Tools zwar funktional umfangreich sind, jedoch in der alltäglichen Anwendung an ihre Grenzen stoßen – vor allem dann, wenn sie nicht exakt zum jeweiligen Projektkontext passen.

Zudem wurde auf sogenannte PPM-Tools (Projektportfolio-Management-Tools) hingewiesen, die von den PMOs (Project Management Offices) vieler Unternehmen zentral vorgegeben werden. Diese sind oft nicht für operative Planungsaktivitäten geeignet, aber dennoch als verbindliches Medium zur Dokumentation erforderlich – etwa für unternehmensweites Budgetcontrolling oder zentrales Projekt-Reporting.

4. Vergleich gängiger Tools anhand definierter Kriterien
Es wurden verschiedene Tools wie Microsoft Project, Asana, Trello, Monday und Click-Up vorgestellt und systematisch verglichen. Die Bewertung erfolgte entlang mehrerer Kriterien:

• Funktionsumfang: z. B. Aufgabenmanagement, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Zeiterfassung, Reportingfunktionen.
• Benutzerfreundlichkeit: intuitive Bedienung, visuelle Gestaltung, Lernkurve, mobile Nutzbarkeit.
• Integration: Anschlussfähigkeit an E-Mail, Kalender, Slack, Microsoft Teams, Google Workspace etc.
• Kosten: Preis-Leistungs-Verhältnis, verfügbare Freemium-Modelle, Lizenzstruktur.
• Skalierbarkeit: Eignung für Einzelpersonen, kleine Teams oder größere Organisationen.

Die Diskussion verdeutlichte, dass die Bedeutung einzelner Kriterien stark vom jeweiligen Anwendungsfall abhängt. Für kleine Teams in agilen Projekten steht z. B. eine einfache Bedienung und visuelle Übersicht im Vordergrund (z. B. bei Trello oder Monday). Für größere, formalere Projekte mit starker Abhängigkeit zu Unternehmensstrukturen sind hingegen Aspekte wie Integration in bestehende IT-Landschaften oder Berichtslogiken entscheidend (z. B. bei Microsoft Project).

5. Fazit (Conclusio)
Es wurde deutlich, dass es keine universell „beste“ Lösung gibt. Die Wahl eines geeigneten Tools hängt stark von individuellen Anforderungen, der Projektart, Teamgröße und dem verfügbaren Budget ab. Ein besonders wichtiger Aspekt ist der Fokus auf die wirklich notwendigen Funktionen sowie die praktische Erprobung mittels Testversionen, um Usability und Passung zur eigenen Arbeitsweise bewerten zu können.