Erfolgreicher Workshop zu "Projektsprache - Effektive Kommunikation zwischen IT und Fachbereich"

Einleitung und allgemeiner Austausch

Unter dem provokanten Titel "Das größte Problem in der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat" tauschten sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zunächst über ihre individuellen Erfahrungen mit Kommunikationsproblemen zwischen IT und Fachbereich aus. Ein zentraler Punkt war die unterschiedliche Art der Kommunikation: Während Techniker oft eine direkte, sachliche und technikorientierte Kommunikation bevorzugen, legen Fachbereichsmitarbeiter möglicherweise mehr Wert auf Smalltalk und persönliche Interaktionen, zudem wird oft mehr in Prozessen als in Funktionen gedacht.
Ein abgeleiteter Aspekt war die internationale Vielfalt in den Anforderungen an Gespräche, Beziehungen und damit auch an Smalltalk, die je nach kulturellem Hintergrund variieren können.
Insbesondere in virtuellen Meetings wurde dies von den Teilnehmern als schwierig empfunden. Es wurden alternative Methoden diskutiert, wie z.B. das gezielte Ansprechen einzelner Personen, das Aufgreifen aktueller Themen oder Eisbrecher-Aktivitäten wie kleine Spiele oder Quizzes, um den Beziehungsaufbau zu fördern.

Um Missverständnisse zu vermeiden, wurde auf die Bedeutung der Visualisierung hingewiesen. Durch die direkte Präsentation von Zeitplänen, Organigrammen und Protokollen über einen Beamer oder ein virtuelles Screensharing können alle Beteiligten strukturiert auf den gleichen Informationsstand gebracht werden.

In der Praxis des Projektmanagements wird die Kommunikation häufig als einer der größten Schmerzpunkte identifiziert.

Bedeutung der Kommunikation

Zahlreiche Studien belegen, dass eine effektive Kommunikation ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Projekten ist. Wenn Informationen nicht klar und präzise ausgetauscht werden, kann dies zu Missverständnissen, Verzögerungen und letztendlich zum Scheitern des Projekts führen. Unzureichende Kommunikation führt häufig dazu, dass Anforderungen nicht richtig verstanden werden, was zu Fehlentwicklungen und Unzufriedenheit bei den Beteiligten führt. Daher ist es wichtig, Kommunikationsstrategien zu entwickeln, die den Informationsaustausch optimieren und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Besonderheiten Kommunikation zwischen IT und Fachbereich

Im speziellen Kontext der Kommunikation zwischen IT und Fachbereich wird diese Herausforderung noch verstärkt. Die beiden Bereiche sprechen oft unterschiedliche "Sprachen" - die IT ist stark technik- und lösungsorientiert, während der Fachbereich sich auf die geschäftlichen Anforderungen und Prozesse konzentriert und ggf. noch eine eigene branchenspezifische Sprache verwendet. Diese Divergenz kann zu erheblichen Kommunikationsbarrieren führen. Wenn die IT die fachlichen Anforderungen nicht vollständig versteht oder die Mitarbeiter des Fachbereichs die technischen Möglichkeiten und Grenzen nicht kennen, entstehen Missverständnisse, die den Projekterfolg gefährden.

Die Teilnehmer stellen fest, dass es wichtig ist, eine gemeinsame Sprache zu entwickeln, die beiden Seiten eine effektive Kommunikation ermöglicht. Dies kann durch regelmäßige Treffen, Workshops und den Einsatz von Visualisierungen geschehen, die komplexe technische Konzepte in verständliche Informationen umwandeln. Ein offener Dialog und die aktive Einbindung beider Seiten in den Kommunikationsprozess sind entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und die Zusammenarbeit zu fördern. Nur so kann sichergestellt werden, dass Projekte nicht nur erfolgreich umgesetzt, sondern auch die Bedürfnisse aller Beteiligten erfüllt werden.

Vorteile guter Kommunikation

Die Diskussion über die Vorteile einer verbesserten Kommunikation in Projekten hat gezeigt, dass eine klare und effektive Informationsvermittlung zahlreiche positive Auswirkungen auf den Projekterfolg hat. Dies gilt auch, wenn hierfür für den Projektleiter ein deutlicher Mehraufwand entsteht.

Die wichtigsten Vorteile sind:

• Bessere Zusammenarbeit: Eine offene Kommunikationskultur fördert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Wenn alle Beteiligten regelmäßig Informationen austauschen und Feedback geben, entsteht ein Gemeinschaftsgefühl und ein gemeinsames Ziel. Beispielsweise kann ein Softwareentwicklungsteam, das sich wöchentlich trifft, schneller auf Herausforderungen reagieren und gemeinsam Lösungen erarbeiten.
• Weniger Fehler/Missverständnisse: Durch eine klare Kommunikation können Missverständnisse und Fehler, die aus unzureichenden Informationen resultieren, deutlich reduziert werden. In einem Projekt zur Einführung eines neuen CRM-Systems können eine genaue Dokumentation der Anforderungen und regelmäßige Abstimmungen zwischen IT- und Fachabteilung sicherstellen, dass alle Funktionen korrekt implementiert werden, wodurch kostspielige Nachbesserungen vermieden werden.
• Gesteigerte Effizienz: Wenn Informationen schnell und präzise fließen, können Entscheidungen schneller getroffen werden, was die Effizienz des gesamten Projekts erhöht. In einem Bauprojekt könnte der Einsatz digitaler Werkzeuge für die gemeinsame Planung und Dokumentation dazu führen, dass alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf die neuesten Informationen haben, wodurch Verzögerungen aufgrund von Informationsengpässen minimiert werden.
• Bessere Entscheidungsfindung: Transparente Kommunikation ermöglicht es Entscheidungsträgern, fundierte Entscheidungen zu treffen. In einem Produktentwicklungsprojekt kann die Einbeziehung von Feedback aus verschiedenen Abteilungen wie Marketing, Vertrieb und Technik in den Entscheidungsprozess dazu führen, dass das Endprodukt besser auf die Bedürfnisse des Marktes abgestimmt ist.
• Verbesserte Moral und Teamzufriedenheit: Eine positive Kommunikationskultur trägt zur Zufriedenheit der Teammitglieder bei. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Meinung gehört wird und sie aktiv am Prozess beteiligt sind, steigt die Motivation. In einem Projekt zur Einführung neuer Arbeitsprozesse können regelmäßiges Feedback und die Möglichkeit zur Mitgestaltung der Prozesse dazu führen, dass sich die Mitarbeiter stärker mit den Veränderungen identifizieren und diese positiver annehmen.

Der BIZDEVOPS-Ansatz

Der DevOps-Ansatz hat sich in der IT etabliert, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Entwicklung und Betrieb zu verbessern. Diese Philosophie kann jedoch weiterentwickelt werden, indem sie mit den Geschäftsbereichen kombiniert wird, was zu einem BIZDEVOPS-Ansatz (auch als DevOps 2.0 bekannt) führt. BizDevOps erweitert das DevOp-Konzept und integriert Geschäftsteams und -ziele in jede Phase des Softwareentwicklungslebenszyklus. Dieser integrative Ansatz fördert die Zusammenarbeit zwischen IT und Business und zielt darauf ab, die Effizienz und den Erfolg von Projekten zu steigern. Die folgenden Leitgedanken sind dabei zentral:

• Agieren als Team/Tandem: Der BIZDEVOPS-Ansatz erfordert, dass IT- und Business-Teams als ein Team agieren. Durch die Bildung interdisziplinärer Teams, die sowohl technisches als auch betriebswirtschaftliches Know-how vereinen, können die Beteiligten schneller auf Herausforderungen reagieren und innovative Lösungen entwickeln. Regelmäßige gemeinsame Meetings und Workshops fördern den Austausch und stärken das Teamgefühl.
• Gemeinsam Lösungen finden: Statt in Silos zu arbeiten, sollten IT und Business gemeinsam an Lösungen arbeiten. Dies kann durch Brainstorming-Sitzungen oder Design-Thinking-Workshops geschehen, in denen alle Perspektiven einbezogen werden. Ein Beispiel könnte die Entwicklung eines neuen Produkts sein, bei der sowohl die technische Machbarkeit als auch die Marktbedürfnisse berücksichtigt werden.
• Business: Mehr Präzision/Dokumentation: Im Bereich Business ist es wichtig, dass Anforderungen präzise und klar dokumentiert werden. Dies hilft der IT, die Erwartungen besser zu verstehen und Missverständnisse zu vermeiden. Die Verwendung standardisierter Dokumentationsformate und -werkzeuge kann die Transparenz erhöhen und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
• IT: weniger Komplexität / „no geek speak“: Die IT sollte versuchen, technische Konzepte in eine verständliche Sprache zu übersetzen. Dies bedeutet, dass Fachausdrücke und technischer Jargon vermieden werden sollten, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die Informationen verstehen. Ein Beispiel könnte die Verwendung von Analogien oder visuellen Hilfsmitteln sein, um komplexe technische Prozesse zu erklären.
• Offene Kommunikation / Keine Angst vor Fragen: Eine offene Kommunikationskultur ist entscheidend. Teammitglieder sollten ermutigt werden, Fragen zu stellen und Unklarheiten zu klären, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben. Dies kann durch regelmäßige Feedbackrunden und eine positive Fehlerkultur gefördert werden, in der Rückfragen als Teil des Lernprozesses angesehen werden.
• Abkürzungen vermeiden (sonst Glossar): Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Abkürzungen und nicht allgemein bekannte Fachbegriffe vermieden werden. Wenn Abkürzungen notwendig sind, sollte ein Glossar erstellt werden, das allen Teammitgliedern zur Verfügung steht. Dadurch wird sichergestellt, dass alle die verwendeten Begriffe verstehen und die Kommunikation reibungslos verläuft.

Anforderungsmanagement als zentrale Disziplin in der Kommunikation zwischen Fachbereich und IT
 

Das Anforderungsmanagement spielt eine zentrale Rolle in der Kommunikation zwischen IT und Fachbereich, da es sicherstellt, dass die Bedürfnisse und Erwartungen aller Stakeholder klar erfasst und dokumentiert werden. Ein effektives Anforderungsmanagement ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und die Basis für den Projekterfolg zu legen. Im Rahmen der Diskussion wurden verschiedene Techniken der Anforderungsermittlung erörtert, die zur Verbesserung der Kommunikation und zur präzisen Definition der Anforderungen beitragen können:

• Techniken der Befragung: Durch strukturierte Interviews oder Umfragen können gezielt Informationen von Stakeholdern gesammelt werden. Diese Technik ermöglicht es, spezifische Bedürfnisse und Erwartungen zu erfassen und gleichzeitig ein besseres Verständnis für die Perspektiven der verschiedenen Stakeholder zu entwickeln. Offene Fragen können auch dazu beitragen, einen tieferen Einblick in die Anforderungen zu erhalten.
• Kreativitätstechniken: Methoden wie Brainstorming oder Mind-Mapping fördern die kreative Ideenfindung und helfen, neue Anforderungen zu identifizieren. Diese Techniken ermöglichen es den Teammitgliedern, über den Tellerrand hinauszuschauen und innovative Lösungen zu entwickeln, die nicht unbedingt auf den ersten Blick ersichtlich sind. Durch die Einbeziehung aller Beteiligten in diesen Prozess wird auch die Zusammenarbeit gestärkt.
• Dokumentenzentriert: Ein dokumentenzentrierter Ansatz beinhaltet die Analyse vorhandener Dokumente, wie z.B. vorhandene Systemdokumentationen, Prozessbeschreibungen oder Benutzerhandbücher. Diese Technik hilft, bereits erfasste Anforderungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen berücksichtigt wurden. Sie kann auch als Grundlage für die Identifizierung von Lücken oder Verbesserungsmöglichkeiten dienen.
• Beobachtung: Durch die direkte Beobachtung von Arbeitsabläufen und Prozessen können Anforderungen in ihrem natürlichen Kontext erfasst werden. Diese Technik ermöglicht es, tatsächliche Bedürfnisse und Herausforderungen zu erkennen, die in Interviews möglicherweise nicht angesprochen werden. Beobachtungen können wertvolle Einblicke in die Benutzererfahrung und die Interaktion mit bestehenden Systemen liefern.
• Prototyping: Die Erstellung von Prototypen ermöglicht es, Anforderungen visuell darzustellen und frühzeitig Feedback von Stakeholdern einzuholen. Durch die Entwicklung von Modellen oder Mock-ups können die Nutzer die geplanten Funktionen und Abläufe testen und ihr Feedback einbringen. Dies fördert nicht nur die Kommunikation, sondern hilft auch, Missverständnisse frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen.

Darüber hinaus wurden von den Teilnehmern verschiedene Möglichkeiten der Anforderungsdokumentation (User Stories, Use Cases, Konzepte etc.) und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile diskutiert.

Kommunikationsmodelle

Abschließend wurden die Erkenntnisse des Abends anhand verschiedener Kommunikationsmodelle reflektiert.
 

Das Sender-Empfänger-Kommunikationsmodell ist ein grundlegendes Konzept, das die Kommunikation zwischen zwei Parteien beschreibt. In diesem Modell ist der Sender die Person oder Gruppe, die eine Nachricht sendet, während der Empfänger die Person oder Gruppe ist, die die Nachricht empfängt und interpretiert. Der Prozess umfasst mehrere Schritte: Der Sender kodiert die Nachricht, überträgt sie über einen Kommunikationskanal und der Empfänger dekodiert sie.
 

Die Relevanz dieses Modells für die Kommunikation zwischen IT und Fachbereich liegt in der Betonung von Klarheit und Präzision in der Informationsübermittlung. Missverständnisse können leicht entstehen, wenn der Sender nicht in der Lage ist, die Nachricht klar zu formulieren, oder wenn der Empfänger die Nachricht nicht richtig interpretiert. Beispielsweise kann in einem IT-Projekt ein Entwickler technische Anforderungen in einer Sprache formulieren, die für den Fachbereich schwer verständlich ist. Das Sender-Empfänger-Modell hilft, diese Herausforderungen zu identifizieren und zu bewältigen, indem es die Notwendigkeit einer klaren und zielgerichteten Kommunikation betont.

Das 4-Ebenen-Modell, auch bekannt als das Kommunikationsmodell von Schulz von Thun, erweitert das Sender-Empfänger-Modell, indem es vier Dimensionen einer Nachricht unterscheidet: den Sachinhalt, die Selbstoffenbarung, den Beziehungsbezug und den Appell. Jede Nachricht enthält Informationen auf diesen vier Ebenen, die unterschiedliche Aspekte der Kommunikation ansprechen.

Die Relevanz des 4-Ebenen-Modells für die Kommunikation zwischen IT und Fachbereich ist besonders ausgeprägt, da es die Komplexität der Kommunikation verdeutlicht. In einem IT-Projekt kann eine Nachricht, die auf der Sachebene klar ist, auf der Beziehungsebene zu Missverständnissen führen, wenn z.B. der Ton oder die Formulierung als unhöflich oder herablassend empfunden wird. Das Modell ermutigt die Beteiligten, nicht nur auf den Inhalt ihrer Botschaften zu achten, sondern auch darauf, wie dieser Inhalt von anderen wahrgenommen werden könnte. Dies fördert ein besseres Verständnis und eine respektvolle Kommunikation, die für die Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereich unerlässlich ist. Wenn sich beide Seiten der verschiedenen Kommunikationsebenen bewusst sind, können sie Missverständnisse minimieren und eine produktivere Zusammenarbeit erreichen.

Zusammenfassung der Diskussion

Die Diskussion beleuchtete zentrale Aspekte der Kommunikation zwischen IT und Fachbereich, die für den Erfolg von Projekten entscheidend sind. Die CoP-Teilnehmer tauschten Erfahrungen über häufige Kommunikationsprobleme aus und diskutierten, wie diese durch gezielte Strategien und Techniken überwunden werden können. Ein besonderer Dank gilt der Referentin Katrin Bozem, die den Abend professionell moderierte.

Die Unterlagen des Workshops können auf der Veranstaltungsseite heruntergeladen werden: https://fg-wi-pm.gi.de/veranstaltung/projektsprache-effektive-kommunikation-zwischen-it-und-fachbereich

Über die Referentin:

Katrin Bozem ist Beraterin, Softwareimplementierungsspezialistin und Projektmanagerin bei Kapitalanlagegesellschaften und Verwahrstellen mit langjähriger Erfahrung in der Digitalisierung von Prozessen im Fondsumfeld und der Implementierung von Investment Guidelines im Bereich Investment Management Compliance.

Sie verfügt über 20 Jahre Erfahrung in Projektleitung und Projektmanagement.

Veranstaltungsreihe Community of Practice Projektmanagement (CoP-PM)

Die Community of Practice ist eine monatliche Veranstaltung, die sich an Projektleiter und Projektmanagement-Enthusiasten richtet. Die Grundidee dieser Community besteht darin, eine Plattform zu schaffen, auf der sich Gleichgesinnte treffen und ihr Wissen sowie ihre Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements austauschen können. Interessenten wenden sich an einen der beiden OrganisatorInnen: Anne Tenzer oder Alexander Volland. (https://fg-wi-pm.gi.de/ )

Veranstaltungshinweis

Am 26. und 27.09.2024 findet in Friedberg (bei Frankfurt am Main) die PVM2024 statt. Die Konferenz steht unter dem Motto "Neue Wege in der Projektarbeit - Teamarbeit neu interpretiert". Neben Vorträgen und Schulungen gibt es ein attraktives Abendprogramm und viele Möglichkeiten zum Networking und Erfahrungsaustausch. Die Anmeldung ist ab sofort unter https://pvm-tagung.de möglich. Nutzen Sie diese Möglichkeit!